Istruzioni aqenda prenotazioni

Si e' pensato di sostituire i vari foglietti e calendari usati per la prenotazione della sala riunioni, del proiettore, della macchina di Istituto ecc. con un sistema accessibile via web.

I principi di operazione sono i seguenti:

Chiunque puo' prenotare un item in uno slot libero, a nome proprio o di altri.
In ogni caso la persona al cui nome viene fatta la prenotazione ricevera' un mail di conferma con una "chiave d'accesso" (unique identifier) che potra' usare in seguito per cancellare o modificare la prenotazione.
Gli strumenti qui descritti servono ad automatizzare quanto sopra.
Le prenotazioni sono possibili per 120 giorni dalla data odierna.
Le prenotazioni piu' vecchie saranno cancellate automaticamente.
Usando la chiave d'accesso sara' possibile cambiare la data, l'ora o il testo descrittivo di una prenotazione, cambiare l'item di prenotazione (utile se vi siete sbagliati e avete prenotato la macchina invece del proiettore ...), e anche cambiare l'intestatario della prenotazione.

La schermata di prenotazione

Chiunque abbia un account puo' accedere alle prenotazioni (per vederle o farne di nuove) tramite questo form che, per effettuare una nuova prenotazione, richiedera' di identificarsi tramite il proprio indirizzo e-mail (locale) mentre per modificare o cancellare una prenotazione richiedera' di indicare la chiave d'accesso precedentemente generata dal sistema.

La schermata e' divisa in quattro sezioni (frames).

La frame superiore e' una bottoniera che presenta gli item principali di prenotazione, oltre a fornire accesso a questo help, e indicare il mese corrente.
La frame centrale dello schermo e' inizialmente vuota. Selezionando un item dalla bottoniera verra' presentato il calendario per il mese corrente, oppure, selezionando successivamente i bottoni dei mesi, per uno degli altri mesi.
Nella frame sottostante vi e' un form da cui effettuare, modificare o cancellare le prenotazioni.
La frame inferiore e' una area per messaggi di errore o conferma

La bottoniera

Presenta la lista degli item individuali di prenotazione (al momento: macchina, proiettore, nuovo apparato di videoconferenza LifeSize (INAF), sala riunioni e vecchio apparato di videoconferenza Aethra, che, si ricorda, puo' anche venire spostato nei vari uffici e quindi prenotato separatamente dalla sala riunioni).

Selezionando uno degli item il calendario per il mese corrente comparira' nella frame sottostante.

Il calendario

Il calendario ha un aspetto come questo, dove il codice di colore e' spiegato in ogni schermata

Prenotazioni Sala Riunioni (April 2010)

Dec 2009 Jan 2010 Feb 2010 Mar 2010 Apr 2010

La schermata presenta la situazione delle prenotazioni per il mese (corrente o richiesto). L'agenda mantiene le prenotazioni dalla data odierna per 120 giorni. I giorni liberi sono evidenziati in colore alternativamente bianco o azzurro (salvo i festivi secondo le festivita' della A.R.A.). Ogni intervallo prenotato e' evidenziato in colore beige, salvo le prenotazioni congiunte di Sala Riunioni e Apparato Videoconferenza (in rosso) che sono automaticamente inserite in entrambe le agende. In un dato giorno possono comparire piu' intervalli prenotati (disgiunti). La presenza di un intervallo prenotato in un dato giorno non proibisce di prenotarne altri purche' non in sovrapposizione.

seq	Data	dalle	alle	Motivo	Richiedente
3404	Thu 1 Apr	09:00	10:00	riunione di pesca	lucio
3406	Thu 1 Apr	15:00	17:00	riunione con video	lucio
3405	Fri 2 Apr	13:00	14:00	riunione penitenziaria	lucio
3270	Sat 3 Apr	08:00	20:00
3271	Sun 4 Apr	08:00	20:00
3272	Mon 5 Apr	08:00	20:00
3273	Tue 6 Apr	08:00	20:00
3274	Wed 7 Apr	08:00	20:00
3275	Thu 8 Apr	08:00	20:00
3276	Fri 9 Apr	08:00	20:00
3277	Sat 10 Apr	08:00	20:00
3278	Sun 11 Apr	08:00	20:00
3279	Mon 12 Apr	08:00	20:00

I bottoni con i mesi consentono di visualizzare il calendario per uno degli altri mesi presenti.
Eventualmente usare la scroll bar se non tutto il mese e' visibile.
L'esempio sopra riportato e' tipico dell'ultimo mese di una serie (sono presentati solo i primi giorni dato che il periodo coperto dall'agenda e', in questo caso, di 120 giorni dal 14 dicembre 2009).
Il primo mese di una serie iniziera' invece sempre dal giorno corrente.

Il calendario evidenzia in grigio i giorni festivi (incluso S.Ambrogio, ed incluso il calcolo del lunedi' di Pasqua, secondo il metodo di Gauss, valido fino al 2099; si prega di verificare la correttezza nel 2013, 2024 e 2076).

Vi e' normalmente una riga nel calendario (di colore alternato) per ogni giorno libero, mentre nel caso sia stato prenotato uno o piu' slot (tra le 8 e le 20) tutti e soli tali slot compaiono in beige. Il fatto che p.es. per il 1 Aprile compaiano due slot (9-10 e 15-17) significa che gli slot dalle 10 alle 15 e dalle 17 alle 20 sono comunque liberi per prenotazioni anche se non appaiono.

Nel caso della sala riunioni e dell'apparato per videoconferenza Aethra e' possibile prenotarli disgiuntamente o automaticamente in modo congiunto (il che appare su fondo rosso in entrambi i calendari).

Il form

Il form. sempre presente, ha questo aspetto, oltre a due bottoni di e

Chi siete?	azione	item	chiave	mese	giorno	dalle	alle	motivazione

Tipicamente dovete riempire del form cominciando da sinistra (ossia scegliendo il vostro e-mail). Man mano che procedete alcuni campi verranno attivati o disattivati.

Quando avete terminato premete e osservate i messaggi nella frame sottostante.
Notate che al termine verra' aggiornato anche il calendario del mese presente nella frame soprastante.

Un click sul bottone di riporta il form ai valori iniziali (quindi dovrete re-identificarvi); un secondo click riporta l'abilitazione o disabilitazione dei campi al default.

I dettagli sono spiegati nelle sezioni successive "Come fare a ..."

L'area messaggi

In tale area possono comparire, ben evidenziati, dei messaggi di errore auto-esplicativi, nel caso abbiate sbagliato (o dimenticato) qualcosa nel form.

Se invece va tutto bene dovreste vedere dei brevi messaggi come questo

Avete richiesto l'azione 'prenota' a nome di pinco
e' stata generata una chiave unica Vvx18106
azione eseguita ... un mail e' stato inviato a pinco

Voi stessi, in quanto esecutori della prenotazione, potete prendere nota della chiave. In ogni caso la persona a nome della quale avete effettuato la richiesta (normalmente voi stessi, ma non e' detto) ricevera' un mail con la chiave stessa.

Come effettuare una prenotazione

Come prima cosa indicate chi siete, scegliendo il vostro e-mail dal menu all'estrema sinistra. Potete anche indicare il nome di qualcun altro se agite a suo nome (p.es. dato che il form non e' accessibile da fuori istituto, se qualcuno che e' via vi ha chiesto di prenotare per lui). La persona indicata qui ricevera' l'e-mail di conferma.
Scegliete l'azione
Scegliete il tipo di prenotazione (item) da effettuare. Notate che nel menu compare in rosso anche il caso speciale per la prenotazione della sala riunioni con apparato di videoconferenza (infatti e' possibile prenotare solo la sala, lasciando liberi altri di portare via l'Aethra, oppure prenotare direttamente solo l'Aethra per asportarlo nel proprio ufficio).
Scegliete il mese e il giorno
Date non legali, tipo 30 febbraio o 31 settembre, saranno verificate in seguito e daranno luogo a un messaggio di errore. Anche una data al di fuori dei mesi coperti dal periodo di 120 giorni dara' errore.
E' invece formalmente possibile inserire una prenotazione in uno dei mesi coperti, ma al di fuori dei 120 giorni. Una prenotazione nell'ultimo mese verra' memorizzata comunque anche se "segue a un gap", mentre una prenotazione nel mese corrente anteriore alla data odierna verra' accettata ma sara' automaticamente cancellata l'indomani.
Scegliete l'ora di inizio e di fine (indicative).
Le prenotazioni hanno granularita' di un'ora
Se l'intervallo prescelto e' gia' occupato per l'item prescelto, o si sovrappone a un intervallo gia' occupato, comparira' un messaggio di errore
Inserite un breve testo descrittivo della prenotazione (obbligatorio)
Premete : se non vi sono errori, una volta effettuata l'azione e inviato il mail di conferma, verra' aggiornato il calendario nella frame soprastante.
Attenzione! Se avete richiesto un inserimento per un mese diverso da quello che appare nella frame soprastante, dovete premere il bottone del mese relativo per visualizzare l'effettuato cambiamento.

Come cancellare una prenotazione

Come di consueto indicate chi siete, scegliendo il vostro e-mail dal menu all'estrema sinistra. Potete anche indicare il nome di qualcun altro se agite a suo nome. La persona indicata qui ricevera' l'e-mail di conferma.
Scegliete l'azione
Tutti i campi verranno disabilitati, salvo quello per la chiave.
Inserite la chiave che e' stata generata quando avete fatto la prenotazione che volete cancellare.
Premete : se non vi sono errori, una volta effettuata l'azione e inviato il mail di conferma, verra' aggiornato il calendario nella frame soprastante.
Attenzione! Se avete richiesto una cancellazione per un mese o un item diverso da quello che appare nella frame soprastante, dovete premere il bottone del mese relativo (e/o l'item nella bottoniera in alto) per visualizzare l'effettuato cambiamento.

Come modificare una prenotazione

Come prima cosa indicate chi siete, scegliendo il vostro e-mail dal menu all'estrema sinistra. Potete anche indicare il nome di qualcun altro se intendete trasferire la prenotazione ad altri. La persona indicata qui ricevera' l'e-mail di conferma.
Scegliete l'azione
Verra' abilitato il campo per la chiave, e gli altri resteranno abilitati.
Inserite la chiave che e' stata generata quando avete fatto la prenotazione che volete modificare.
Scegliete il tipo di prenotazione (item). Questo e' obbligatorio. Normalmente confermate il tipo scelto all'origine.
E' comunque possibile cambiare il tipo di prenotazione (tipicamente p.es. da Sala Riunioni a Sala Riunioni con Videoconferenza o viceversa, ma p.es. anche da Proiettore a Macchina se state correggendo un errore subito dopo esservene accorti).
Sta a voi decidere in caso di errori se preferite cancellare e reinserire oppure editare.
Scegliete il mese e il giorno. Questo e' obbligatorio. Normalmente confermate la data scelta all'origine.
E' pero' possibile usare questi campi per cambiare la data di una prenotazione.
Scegliete l'ora di inizio e di fine (indicative). Questo e' obbligatorio. Se volete cambiare solo la data mantenendo le stesse ore, dovete comunque ripeterle.
Verranno effettuati i consueti controlli di sovrapposizione con altri intervalli gia' occupati per lo stesso item. Sono fatti salvi i casi speciali per sala riunioni e videoconferenza (potete cambiare l'item se l'altra "cosa" non e' gia' stata richiesta da altri).
Inserite un breve testo descrittivo della prenotazione modificata (obbligatorio), eventualmente ricopiando quello originale.
Premete : se non vi sono errori, una volta effettuata l'azione e inviato il mail di conferma, verra' aggiornato il calendario nella frame soprastante.
Attenzione! Se avete richiesto uno spostamento tra mesi diversi da quello che appare nella frame soprastante, dovete premere il bottone del mese relativo per visualizzare l'effettuato cambiamento. La modifica puo' anche coinvolgere due mesi (di partenza e di arrivo).

In caso di problemi

Rivolgetevi a me, precisando se possibile la chiave o il numero "seq" (che compare nella colonna di sinistra del calendario) della prenotazione che crea problemi.

Lucio Chiappetti

Maestro per Curiosita', Cavaliere dei Planisferi, Principe dello Zodiaco,
Sublime Filosofo Emetico, Supremo Commendatore degli Astri,
Supremo Orchidoclasta e Tetrapilotomo Mediolanense

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